Anasayfa » Kurumsal » Mevzuat » Birim Yönetmeliği
Birim Yönetmeliği

SELÇUKLU BELEDİYESİ

DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Selçuklu Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü ve alt birimlerinin fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almaktır.

Dayanak

MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik; 03.07.2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m  maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Başkan: Selçuklu Belediye Başkanını,

b) Başkanlık: Selçuklu Belediye Başkanlığını,

c) Belediye: Selçuklu Belediyesini,

ç) Meclis: Selçuklu Belediyesi Meclisini,

      d) Müdür: Selçuklu Belediyesi Dış İlişkiler Müdürünü,

      e) Müdürlük: Selçuklu Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğünü,

      f) Alt Birim: Görev tanımları bu yönetmelikle belirlenmiş olan Dış İlişkiler Müdürlüğüne  bağlı alt çalışma       gruplarını,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Görevler, Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

            Dış İlişkiler Müdürlüğünün Görevleri

MADDE 4 – (1) Dış İlişkiler Müdürlüğünün görevleri şunlardır;

a)  Belediyenin uluslararası alanda temsilini sağlamak amacıyla gerekli faaliyet ve etkinlikleri gerçekleştirmek.

b) Belediyenin Avrupa Birliği ile müzakere ve katılım sürecinde, yerel yönetimlerce yapılması gereken uyum çalışmalarını yürütmek, bu amaçla raporlar hazırlamak veya hazırlatmak.

c) Belediyenin diğer yerel yönetimlerle etkin ve işlevsel kardeş-şehir ilişkisi kurmasına, işbirliği geliştirmesine ve ortak projeler yürütmesine yönelik çalışmaları yapmak.

ç) Yurt dışındaki veya yurt içindeki belediyelerle yerel yönetimin geliştirilmesine katkı sağlayacak konularda iyi niyet ve işbirliği protokolleri imzalanmasını koordine etmek ve uygulanmasını izlemek.

d)  Belediyenin yerel yönetim alanında faaliyet gösteren ulusal ve uluslararası dernek, birlik, vakıf ve iletişim ağlarına üye olması, bu kurumlarla işbirliği yapması ve ortak projeler gerçekleştirmesi için gerekli çalışmaları yürütmek.

e) Belediyenin görev alanına giren konularda yurt içi ve yurt dışı üniversiteler, araştırma merkezleri ve sivil toplum kuruluşları ile uygulanabilir tezler geliştirmek, araştırmalar yapmak, raporlar hazırlamak veya hazırlatmak ve bunların uygulanmasını sağlamak.

f) Avrupa Birliği ve diğer uluslararası fon sağlayan kuruluşlar tarafından finanse edilen programlar çerçevesinde projeler hazırlamak, belediyenin ilgili birimleri tarafından hazırlanacak projelere destek olmak.

g) Belediyenin görev alanına giren konularda insan haklarının korunması ve geliştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak.

ğ) Dünyadaki ve ülkemizdeki belediyecilik alanındaki gelişmeleri takip etmek, yerel yönetimlerle ilgili iyi uygulamaların ve gelişmelerin paylaşılması için uygun ortamları oluşturmak ve belediyenin ilgili birimlerine aktarılmasını sağlamak.

h)  Kendi görev alanı ile ilgili yayınları hazırlamak, hazırlatmak ve basımı ile ilgili süreçleri yürütmek.

ı)  Üniversiteler, merkezi idarenin ilgili ve bağlı kuruluşları, uluslararası yerel yönetim kurumları ile yabancı ülkeler tarafından düzenlenen toplantı, seminer, konferans ve benzeri etkinliklere belediyenin ilgili birimlerinin katılımını sağlamak amacıyla gerekli duyuru ve organizasyonları yapmak.

i) Uluslararası toplantılara katılım sağlanması halinde konu ile ilgili raporlar hazırlamak, hazırlatmak, edinilen bilgi ve belgelerin ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.

j)  Belediyenin seçilmiş ve atanmışlarına yönelik bilgi ve tecrübe artırmak amacıyla yurt dışı  teknik ve inceleme gezileri ile çalışma ziyaretleri düzenlemek.

k)  Ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla ortak toplantı, seminer, panel, çalıştay, konferans, forum, sempozyum ve benzeri diğer etkinlikleri düzenlemek.

l)   Başkanlıkça verilecek benzer diğer işleri yapmak.

            Müdürün Görevleri

MADDE 5 – (1) Müdürün görevleri şunlardır;

a) Mevzuatlar gereğince idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak müdürlüğün iç kontrolünün işleyişini sağlamak.

b) Birimler arasında iş dağılımı yapmak, yetki ve sorumlulukları tespit etmek ve çalışma usullerini belirlemek.

c) Kaliteli hizmet anlayışını geliştirmek, verimliliği artırıcı düzenlemeler yapmak, ihtiyaçları tespit etmek, analizler yapmak, hizmetlerle ilgili iyileştirici tedbirler geliştirmek ve Başkana önermek.

ç)   İdari iş, işlem, görev, çalışma ve etkinlikleri takip etmek ve denetlemek.

d) Çalışma ve etkinliklerin diğer birimler ile eşgüdüm ve uyum içerisinde yürütülmesini sağlamak.

e) Yurt içinde ve yurt dışında yapılacak  faaliyetlerden uygun görülenlere Başkanlık adına katılmak.

Alt Birim Amirlerinin Görevleri

MADDE 6 – (1) Alt birim amirlerinin görevleri şunlardır;

a) Görev dağılımı ile kendi uhdesine verilen birimin çalışmasını takip ve koordine etmek, işlerin düzenli, hızlı, etkin ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

b) Kaliteli hizmet anlayışını geliştirmek, verimliliği artırıcı düzenlemeler yapmak, ihtiyaçları tespit etmek, analizler yapmak, hizmetlerle ilgili iyileştirici tedbirler geliştirmek ve müdüre önermek.

c)  Gerektiğinde müdüre vekâlet etmek.

ç)  Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak. 

Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

MADDE 7 - (1)  Müdürlüğün teşkilat şeması; temel yetki ve sorumluluk dağılımını, hesap  verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanır. 

                     (2)  Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedeniyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgileri içeren görev dağılım çizelgesi güncellenerek, personele duyurulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birimler ve Görevleri

MADDE 8 - (1) Dış İlişkiler Müdürlüğü; İkili ve Çok Taraflı İlişkiler Birimi, Proje ve Strateji Geliştirme Biriminden oluşur.

İkili ve Çok Taraflı İlişkiler Biriminin Görevleri

MADDE 9 - (1) İkili ve çok taraflı ilişkiler biriminin görevleri şunlardır:

a) Avrupa Birliği müktesebatına uyum ve üyelik müzakereleri ile ilgili yerel yönetimlere ait konular hakkında diğer kamu kurum ve kuruluşlarca istenen görüşleri, Belediye birimleri ile koordinasyon sağlayarak oluşturmak.

b) Avrupa Birliği ile işbirliğinin gerekli kıldığı yurt içi ve yurt dışı toplantılarda Belediye birimleri arasında koordinasyonu sağlamak, gerektiğinde toplantılara temsilci gönderilmesini sağlamak ve bu konularda Başkanlık görüşü oluşturarak ilgili kurum ve kuruluşlara bildirmek.

c) Avrupa Birliği ile ilgili konularda inceleme ve araştırmalar yapmak, gerektiğinde ulaşılan sonuçlar ile ilgili Başkanlığa rapor sunmak, tekliflerde bulunmak, uyum için gerekli olan konularda mevzuat çalışmalarına katılmak, gerekiyorsa bu çalışmaları koordine etmek.

ç) Avrupa Birliği ile ilgili işlerin, ulusal program, kalkınma planları ve yıllık programlarda öngörülen hedefler doğrultusunda yürütülmesini sağlamak.

d)  Avrupa Birliği çalışmaları ile ilgili yapılanmalarla işbirliği süreçlerini yürütmek.

e) Avrupa Birliği üyelik müzakerelerinde Belediye  görev alanına giren konularda veri bankası oluşturmak.

f) Uluslararası ve bölgesel kuruluşlar, diğer ülke yerel yönetimleri, yabancı devlet ve misyon temsilcilikleri ile yapılan iş ve işlemleri, gerektiğinde ilgili kurumlarla işbirliği içinde yürütmek.

g) Başkanlığı ziyaret eden yabancı heyetlere ilişkin bilgi notları, ülke raporları hazırlamak.

ğ) Yurt dışından Başkanlığa yapılacak ziyaretler, Başkanlığı ilgilendiren uluslararası toplantılar, yabancı ülkelerin ve uluslararası kuruluşların Türkiye’deki temsilcilerinin görüşme talepleri ile ilgili yazışma, iş ve işlemleri ilgili diğer birimlerle koordineli yürütmek.

h) Dış ilişkiler kapsamında yapılacak gezi ve toplantılarla ilgili olarak heyet listesi, program ve gündeme ilişkin gerekli iş ve işlemleri yürütmek.

ı) Belediye personeline yönelik olarak uluslararası kuruluşlar tarafından sağlanan kurs, burs, seminer ve benzeri eğitim faaliyetlerinde, Belediye birimleri ile koordinasyonu sağlayarak gereken iş ve işlemleri yürütmek.

i) Başkanlığın görev alanına giren ve ihtiyaç duyulan konularda yurt içinde ve yurt dışında inceleme, araştırma faaliyetlerini yürütmek, görüş, değerlendirme, bilgi notu ve rapor hazırlamak ve bu raporları gerekiyorsa ilgili kurum ve  Belediye birimlerine göndermek.

j) Yerel yönetimleri ilgilendiren uluslararası antlaşma ve benzeri hukuki metinleri, uluslararası kuruluşlar bünyesinde yapılan toplantı sonuçlarını bildiren tutanakları incelemek, takip etmek ve bu konuda envanter oluşturmak.

k) Müdürlüğün görev alanına ilişkin toplantı, görüşme ve benzeri iş ve işlemler ile ilgili olarak tercüme hizmetlerini yapmak veya yaptırmak.

l) Ülkelerle ikili ve çok taraflı ilişkiler kapsamında ve/veya uluslararası kuruluşların organizasyonunda yapılan toplantı, seminer ve konferanslara katılmak amacıyla gerekli iş ve işlemleri yürütmek ve diğer birimlerle gerekli koordinasyonu sağlamak.

m) Belediye birimlerinin, yabancı ülkeler ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla ilişkilerinde koordinasyonu sağlamak ve bu anlamdaki yazışmaları yürütmek.

n) Yurt içinde ve yurt dışında yapılacak  faaliyetlerden uygun görülenlere katılım süreçleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

o) Ulusal önem taşıyan ve uluslararası boyutu olan tarihi, sosyal ve benzeri olaylar hakkında Müdürlüğe intikal eden her türlü bilgi ve belgenin değerlendirilmesi, muhafazası ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

ö) Uluslararası sözleşmelerin insan hakları ile ilgili hak ve yükümlülüklerine ait Belediyenin görev alanına giren iş ve işlemler ile ilgili gerekli faaliyetlerini yürütmek.

p) Ulusal veya uluslararası sivil toplum örgütleri ile kamu kurum ve kuruluşlarının insan hakları konularında gerçekleştirdiği toplantı ve eğitim faaliyetlerine iştirak etmek, hazırlanacak raporlara ilişkin görüş ve bilgi sunmak üzere gerekli koordinasyon faaliyetlerini yürütmek.

r) Birimin görevleri ile ilgili konularda sözlü ve yazılı soru önergelerinin cevaplandırılmasını sağlamak.

s) Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

Proje ve Strateji Geliştirme Biriminin Görevleri

MADDE 10 - (1) Proje ve strateji geliştirme biriminin görevleri şunlardır:

a)  Müdürlüğün analitik bütçe sınıflandırılmasına uygun olarak, gider tekliflerinin hazırlanması ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

b)    Müdürlüğe tahsis edilen ödeneklerin kullanımı ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

c)  Müdürlük personelinin ve Müdürlük adına görevlendirilenlerin yurt içi, yurt dışı, geçici görev onay ve yollukları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

ç)  Stratejik plan, yıllık performans programı ve iç denetim ile benzeri faaliyetlere ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.

d)  Mülkiye müfettişleri tarafından yapılan denetimler sonucunda düzenlenen teftiş raporlarının ve buna ilişkin cevabi raporların değerlendirilmesini ve takibini yapmak.

e)  Taşınır ve taşınmaz mal yönetimine ilişkin iş ve işlemleri, bu konuyla ilgili görevli diğer birimlerle işbirliği halinde yapmak.

f)   Müdürlük personelinin hizmet içi eğitimine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.

g) Müdürlük personelinin özlük, disiplin ve soruşturmaya ilişkin iş ve işlemlerini yürütmek.

ğ) Müdürlükçe iştirak edilmesi gereken toplantılara personel görevlendirme iş ve işlemlerini yapmak.

h) Müdürlük faaliyetlerine ilişkin brifing, bülten, rapor ve benzeri dokümanları hazırlamak.

ı) Mevzuat düzenleme ya da değişiklikleriyle ilgili olarak Müdürlük adına hazırlanacak görüşlere ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.

i)   İletişim ve bilgi teknolojileri işlemlerini yürütmek.

j)   Elektronik veya basılı yayın iş ve işlemlerini yürütmek.

k)  Müdürlükte yapılan staj çalışmalarını koordine etmek.

l) Müdürlüğün görevlerine ilişkin olarak, inceleme ve araştırma faaliyetlerini, gerektiğinde akademik kurumlar, sivil toplum kuruluşları ve araştırma kurumları ile işbirliği yaparak yürütmek, panel, konferans, seminer, toplantı ve benzeri etkinlikler düzenlemek, yayın faaliyetlerinde bulunmak.

m) Müdürlüğün görevleri ile ilgili konularda Belediye organları ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük ve yönetmelik, tasarı ve değişikliklerine ilişkin görüş bildirme işlemlerini yürütmek.

n) Avrupa Birliği ve uluslararası kaynaklar çerçevesinde, proje hazırlanması ve uygulanması konusunda Belediye birimlerine önerilerde bulunmak, teknik destek sağlamak, ihtiyaç duyulan eğitim faaliyetlerini koordine etmek ve proje veri tabanı oluşturmak.

o) Avrupa Birliği, uluslararası kuruluşlar ve diğer ülkelerce sağlanan mali kaynakların geliştirilecek projeler kapsamında kullanım sürecini yürütmek, bu kapsamda Belediye birimlerince yürütülen projelerin uygulanmasını izlemek ve koordinasyonunu sağlamak.

ö) Projelerin uygulanmasında her türlü koordinasyonu sağlamak, yürütülen projeleri takip etmek, periyodik raporlamalar ve süre sınırlarına uyum hususunda gerekli uyarıları yapmak.

p) Belediye birimlerince yürütülen projelerde birbirinin tekrarı olan veya çelişen hususların giderilmesini sağlamak, aksayan yönleri tespit ederek uygulamada verimliliği artırmak için öneriler geliştirmek.

r) Sona eren projeler hakkında sonuç raporu düzenlemek veya düzenletmek, gerektiğinde ilgili birimlerin iştirak edecekleri değerlendirme toplantıları yapmak.

s)  Proje teklif çağrıları, proje faaliyetleri ve bu faaliyetlere alt yapı teşkil edebilecek her türlü bilgi ve çalışmaları, Müdürlüğün internet sayfası aracılığıyla ilgili kurumlara ve paydaşlara duyurmak.

ş)   Müdürlük arşivi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

t)   Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

  DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Sorumluluklar

MADDE 11 - (1) Müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi sorumluluğu tüm personele aittir.

(2) Müdür ve alt birim yöneticileri;

a)  İdari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin mevzuata, Belediye Stratejik Planında belirtilen amaç ve hedeflere, Başkanlığın temel değerlerine uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilmesinden,

b)  Etik ilkelere ve mesleki değerlere uygun hareket edilmesinden,

c)  Uygun çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,

ç) Görev ve yetkilerinden bir kısmını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve kanunlara aykırı olmamak şartıyla devredilmesinden,

d) Personelin görev ve sorumluklarıyla ilgili eğitimlere katılımın sağlanmasından sorumludur.

  

Çalışma Usulleri

MADDE 12 - (1) Müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için:

a)  Gerekli hallerde müşterek çalışma grupları kurulabilir.

b) Birim amirinin rutin iş ve işlemlerin sonucunu takip etmesi için Yıllık Faaliyet ve Çalışma Programı kullanılacaktır

Tereddütlerin Giderilmesi

MADDE 13 - (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Müdür yetkilidir.

Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat

MADDE 14 - (1)  10.11.2014  tarihli 198 sayılı T.C. Selçuklu Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. 

Yürürlük

MADDE 15 - (1) Bu Yönetmelik Selçuklu Belediyesi Meclisi’nce kabul edildikten sonra yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 16 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Dış İlişkiler Müdürü yürütür.